Audit Komunikasi

Audit komunikasi adalah kajian mendalam dan menyeluruh tentang pelaksanaan sistem komunikasi keorganisasian yang mempunyai tujuan untuk meningkatkan efektivitas organisasi (Andre Hardjana : 2000). Dari definisi tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :
a.Kajian . Audit komunikasi merupakan riset evaluasi yang bersifat ilmiah dan mempunyai implikasi kebijakan.
b.Kajian mendalam dan menyeluruh. Riset evaluatif yang dilakukan dimaksudkan untuk memperoleh pemahaman tentang segala masalah dengan berbagai faktor yang mempengaruhi dan kekuatan-kekuatan kontekstualnya, seperti perubahan zaman dan lingkungan termasuk pesaingnya.
c.Sistem komunikasi keorganisasian. Audit komunikasi dilakukan dalam wilayah jangkauan segala macam komunikasi yang berkaitan dengan kehidupan organisasi, baik internal maupun eksternal, tetapi umumnya difokuskan pada komunikasi internal. Dalam pelaksanaannya secara langsung berkaitan dengan iklim komunikasi, hubungan, dan interaksi antar anggota organisasi, jenis dan bentuk komunikasi yang semuanya menjadi tanggung jawab pimpinan organisasi. Sistem komunikasi yang dimaksud adalahsegenap unsur yang ada pada komunikasi keorganisasian atau komunikasi korporasi. Sistem komunikasi yang dimaksud juga berlaku bagi kegiatan komunikasi khusus seperti program penyuluhan atau kampanye yang pada dasarnya merupakan satu kesatuan dan merupakan suatu sistem yang mandiri.
d.Meningkatkan efektivitas organisasi. Audit komunikasi dilakukan dengan tujuan yang jelas dan tegas, yakni untuk memperbaiki kinerja organisasi. Efektivitas sangat ditekankan karena dalam pandangan komunikasi peran efektivitas lebih kritis daripada efisiensi. Secara fungsional, kerja sistem ditentukan oleh efektivitas yang selanjutnya berdampak pada efisiensi.
e.Tujuan untuk mempengaruhi kebijakan dalam audit komunikasi sangat kritis, karena tanpa tujuan eksplisit tersebut pemeriksaan dan pengujian secara saksama dan menyeluruh tentang sistem komunikasi itu hanya merupakan evaluasi sitem komunikasi (organizational communication evaluation), yang dikenal dengan OCE, yang umumnya berupa profil komunikasi dalam praktek kerja organisasi (Tom Daniels dab Barry Spiker : 1994). Dalam riset evaluasi OCE, tujuan pengubahan sistem dan kebijakan komunikasi demi peningkatan efektivitas organisasi hanya bersifat implisit. Dengan kata lain, OCE dapat disebut sebagai suatu audit penjajakan (inquiry audit), sedangkan audit komunikasi adalah audit kinerja organisasi (performance audit).
Audit komunikasi dipraktekan dengan beberapa langkah-langkah, yaitu : (1) diagnosis, (2) akumulasi data, (3) analisis, (4) evaluasai dan (5) rekomendasi. Pada tujuan akhirnya untuk evaluasi meliputi efektivitas dan efisiensi, akuntabilitas, komitmen dan etika. Serta untuk rekomendasinya meliputi perbaikan sistem atau kebijakan baru, akuntabilitas, komitmen dan etika. Tujuan pokok dari audit komunikasi adalah sebagai berikut :
a.Menentukan lokasi dimana kelebihan muatan informasi (overload) ataupun kekurangan muatan informasi (underload) terjadi berkaitan dengan topik-topik, sumber-sumber dan saluran-saluran komunikasi tertentu.
b.Menilai kualitas informasi yang dikomunikasikan oleh dan/atau kepada sumber-sumber informasi.
c.Mengukur kualitas hubungan-hubungan komunikasi, secara khusus mengukur sejauh mana kepercayaan antar pribadi (trust), dukungan, keramahan, dan kepuasan kerja karyawan secara keseluruhan dilaksanakan.
d.Mengenali jaringan-jaringan yang aktif-operasional untuk desas-desus (rumor), pesan-pesan sosial dan pesan-pesan kedinasan (job-related) kemudian dibandingkan dengan jaringan komunikasi resmi atau jaringan yang dibentuk sesauai dengan bagan organisasi.
e.Mengenali sumber-sumber kemacetan (bottlenecks) arus informasi dan para penyaring informasi (gatekeepers) dengan memperbandingkan peran-peran komunikasi dalam praktek, seperti penyendiri (isolate), penghubung (liaison), anggota-anggota kelompok (group member) dengan peran-peran yang seharusnya sebagaimana diharpakan oleh bagan organisasi dan uraian tugas.
f.Mengenali kategori-kategori dan contoh-contoh tentang pengalaman-pengalaman dan peristiwa-peristiwa komunikasi yang tergolong positif taupun yang tergolong negatif.
g.Menggambarkan pola-pola komunikasi yang terjadi pada tingkatan pribadi, kelompok, dan organisasi dalam berkaitannya dengan topik, sumber, saluran, frekuaensi, jangka waktu dan kualitas interaksi.
h.Memberikan rekomendasi-rekomendasi tentang perubahan atau perbaikan sistem atau kebijakan yang perlu dilakukan berkaitan dengan sikap, perilaku, praktek-praktek kebiasaan, dan keterampilabn yang didasarkan atas hasil analisis audit komunikasi.




Ada beberapa pendekatan dalam audit komunikasi, yaitu :
a.Pendekatan Konseptual (Conceptual Approach)
Riset efektivitas dan efisiensi.
b.Pendekatan Survei Sebagai Alat Tunggal (Single-Instrument Survey Approach)
Riset Homofili.
Riset Kecemasan
Riset Kredibilitas
Riset Kontigensi
Riset Jaringan
Riset Efektifitas Komunikasi dan Organisasi
c.Pendekatan Prosedur (Procedural Approach)
Langkah-langkahnya ;
a)Perencanaan Audit (Planning)
b)Pengumpulan Data (Gathering Data)
c)Penyediaan Umpan Balik (Providing Feedback)
d)Laporan Singkat Tertulis (Brief Written Report)
e)Laporan Akhir tertulis (Final Written Report)
f)Presentasi Lisan Pada Pertemuan (Oral Report Feedback Meeting)
g)Rekomendasi-rekomendasi (Making Recomendation)

Ada beberapa model audit komunikasi, yaitu :
a.Model Struktur Konseptual (Howard Greenbaum0
Langkah-langkahnya :
a)Riset
b)Analisis Data
c)Evaluasi
d)Rekomendasi
e)Kebijakan baru
f)Implementasi
g)Evaluasi
b.Model Organizational Communication Evaluation / OCE (Davis)
Langkah-langkahnya :
a)Riset
b)Analisis Data
c)Evaluasi
d)Rekomendasi Yang Dapat Dilakukan
c.Model Organizational Communication Profile / OCP (Pace)
Dilakukan dengan menjawab pertanyaan dibawah ini :
a)Apa Ciri Khusus Organisasi Ini?
b)Apa Yang Membuat Organisasi Ini sehat?
c)Apa Yang Perlu Diperbaiki?

Gerald Goldhaber merumuskan teknik-teknik dan metode audit komunikasi (System of Five Measurement Instrument), yaitu :
a.Survey Dengan Kuesioner (Questionnaire survey)
b.Wawancara Tatap Muka (Interview)
c.Teknik Analisis Jaringan Network (Network Analysis Technique)
d.Pengalaman Komunikasi (Communication Experience)
e.Catatan Harian Komunikasi (Communication Diary)

Teknik-teknik Pengumpulan dan Analisis Data adalah sebagai berikut :
a.Teknik Observasi (Observation Techniques)
a)Studi Tugas (Duty Study)
b)Pengamat Terlatih (Trained Observer)
b.Teknik Wawancara (Interview Techniques)
a)Wawancara Dengan Kuesioner (Questionnaire Interview)
b)Wawancara Dengan Tatap Muka (Interview Techniques)
c.Teknik Analisis Isi (Content Analysis techniques)


DAFTAR PUSTAKA
Hardjana, Andre. 2000. Audit Komunikasi : Teori dan Aplikasi. Jakarta : Grasindo